Obowiązek udostępnienia nagrania z monitoringu video

Obowiązek udostępnienia nagrania z monitoringu dotyczy wyłącznie określonych sytuacji przewidzianych przez przepisy RODO oraz krajowe regulacje dotyczące monitoringu wizyjnego. Prawo do dostępu do nagrań mają m.in. policja, osoby poszkodowane, ubezpieczyciele, a w wyjątkowych przypadkach także rodzice i osoby zarządzające kadrami, zawsze przy zachowaniu zasad ochrony danych osobowych i dokumentowania procesu udostępnienia.

W dalszej części wpisu wyjaśniamy, kiedy i komu przysługuje prawo do uzyskania nagrań z monitoringu, jakie są podstawy prawne udostępniania nagrań, a także jak prawidłowo i bezpiecznie przekazać je osobom trzecim lub instytucjom.

Podstawy prawne udostępniania nagrań z monitoringu

Prawidłowa ocena, czy istnieje obowiązek udostępnienia nagrania z monitoringu, wymaga każdorazowo odwołania się do obowiązujących przepisów prawa. Ogromne znaczenie mają tu regulacje dotyczące ochrony danych osobowych, które określają, kiedy i na jakich zasadach możliwe jest przekazywanie nagrań z monitoringu innym podmiotom.

Obowiązek udostępnienia nagrania a RODO

Monitoring wizyjny bardzo często utrwala wizerunek osób, który zgodnie z RODO stanowi daną osobową. Oznacza to, że każda operacja na nagraniu (w tym jego przekazanie) jest formą przetwarzania danych osobowych. Zgodnie z RODO, udostępnienie nagrania z monitoringu jest dopuszczalne wyłącznie wtedy, gdy:

• istnieje konkretna podstawa prawna (np. obowiązek prawny lub prawnie uzasadniony interes),
• udostępnienie jest niezbędne do osiągnięcia celu,
• zakres przekazywanych danych jest ograniczony do minimum.

Administrator monitoringu nie może przekazywać nagrań „na żądanie” bez weryfikacji podstawy prawnej. Dotyczy to również sytuacji, gdy o nagranie występuje osoba widoczna na zapisie.

Przepisy krajowe i regulacje dotyczące monitoringu

Poza ogólnymi zasadami wynikającymi z RODO obowiązują również przepisy krajowe, które regulują stosowanie monitoringu wizyjnego w określonych sytuacjach i miejscach. W przypadku monitoringu w miejscu pracy zastosowanie mają dodatkowo przepisy Kodeksu pracy, które określają, w jakim celu i na jakich zasadach pracodawca może korzystać z kamer. Inne regulacje dotyczą placówek oświatowych – monitoring w szkołach i przedszkolach został szczegółowo ujęty w ustawie Prawo oświatowe i ma służyć przede wszystkim zapewnieniu bezpieczeństwa. Należy także brać pod uwagę przepisy określające uprawnienia policji oraz innych służb do pozyskiwania i wykorzystywania nagrań w ramach prowadzonych czynności. Ponieważ monitoring jest powszechnie stosowany m.in. w firmach, sklepach, wspólnotach mieszkaniowych i placówkach oświatowych, każdorazowo obowiązek udostępnienia nagrania powinien być oceniany indywidualnie, z uwzględnieniem celu, dla którego monitoring został w danym miejscu wprowadzony.

Kto ma prawo dostępu do nagrań z monitoringu?

Ustalenie, kto ma prawo dostępu do nagrań z monitoringu, wymaga rozróżnienia kilku możliwych sytuacji i podmiotów występujących z wnioskiem o udostępnienie zapisu. Przepisy nie przyznają ogólnego prawa dostępu do nagrań wszystkim zainteresowanym, dlatego każdorazowo należy ocenić, czy dana osoba lub instytucja posiada odpowiednią podstawę prawną do ich otrzymania.

Udostępnienie nagrania osobie trzeciej

Najczęstsze pytania dotyczą sytuacji prywatnych, takich jak wypadek, kradzież czy zniszczenie mienia. Czy można udostępnić nagrania z monitoringu poszkodowanemu? Tak – ale nie automatycznie. Poszkodowany może otrzymać nagranie, jeżeli wykaże, że jest ono niezbędne do dochodzenia roszczeń, oraz gdy zakres nagrania zostanie odpowiednio ograniczony (np. przez anonimizację innych osób). Podobne zasady dotyczą sytuacji, gdy o nagranie występuje ubezpieczyciel. Ma on prawo żądać nagrań z monitoringu tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione prowadzonym postępowaniem likwidacyjnym.

Udostępnienie nagrania policji i służbom

Udostępnienie nagrania z monitoringu policji jest jednym z najczęstszych i najbardziej jednoznacznych przypadków. Policja oraz inne uprawnione służby mogą żądać przekazania nagrań w związku z prowadzonymi czynnościami, jak na przykład:

• postępowaniem karnym,
• wykroczeniem,
• zabezpieczeniem dowodów.

W praktyce administrator monitoringu powinien w pierwszej kolejności zweryfikować podstawę zgłoszonego żądania, a następnie zadbać o właściwe udokumentowanie przekazania nagrania. Istotne jest również, aby udostępnić wyłącznie ten fragment zapisu, który został wskazany i który jest niezbędny do realizacji celu, dla którego nagranie jest przekazywane. Warto przy tym pamiętać, że policja może nałożyć mandat na podstawie nagrania z monitoringu, jeżeli stanowi ono dowód w prowadzonej sprawie.

Specjalne przypadki

Wątpliwości często budzą sytuacje rodzinne i pracownicze. Czy rodzic może żądać nagrania z monitoringu w przedszkolu lub szkole? Co do zasady – nie otrzymuje on pełnego nagrania, a jedynie informacje lub fragmenty po odpowiednim zabezpieczeniu danych innych dzieci. Podobnie w miejscu pracy – kierownik może oglądać kamery tylko w zakresie związanym z celami monitoringu, np. bezpieczeństwem lub ochroną mienia. Stała obserwacja pracowników lub wykorzystywanie nagrań do innych celów jest niedopuszczalne.

Jak prawidłowo udostępnić nagranie z monitoringu?

Aby udostępnienie nagrania z monitoringu było zgodne z przepisami, warto stosować jasną procedurę:

1. Przyjąć i zarejestrować wniosek o udostępnienie,
2. Zweryfikować podstawę prawną żądania,
3. Ograniczyć zakres nagrania do niezbędnego fragmentu,
4. Zastosować anonimizację lub maskowanie wizerunków osób trzecich,
5. Udokumentować sposób i datę przekazania nagrania.

Takie działanie pozwala zachować zgodność z RODO i minimalizuje ryzyko naruszenia prywatności.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania odnośnie obowiązku udostępniania nagrań monitoringu

Czy muszę udostępnić nagranie z kamery?

Tylko wtedy, gdy istnieje ku temu podstawa prawna.

Czy można udostępnić nagrania z monitoringu poszkodowanemu?

Tak, ale w ograniczonym zakresie i z poszanowaniem danych innych osób.

Kto ma prawo dostępu do nagrań z monitoringu?

Policja, sądy, osoby poszkodowane oraz ubezpieczyciele – zawsze w określonych sytuacjach.

Czy policja może dać mandat na podstawie nagrania?

Tak, jeżeli nagranie stanowi dowód w sprawie.